Warum E-Rechnung?
Ab 2025 wird die Umstellung auf E-Rechnungen für viele Unternehmen verpflichtend. Diese moderne Form der Rechnungsstellung bringt zahlreiche Änderungen und Anforderungen mit sich, die sowohl rechtliche als auch technische Aspekte betreffen.
Um euch bei der Umstellung optimal zu unterstützen, beleuchten wir in diesem Beitrag die wichtigsten Punkte, damit ihr künftig sicherstellt, dass eure Rechnungen den neuen Vorgaben entsprechen und korrekt versendet werden.
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Was ist eine E-Rechnung?
Der wesentliche Unterschied zwischen einer eingescannten Papier- oder PDF-Rechnung und einer E-Rechnung liegt darin, dass eine E‑Rechnung nach EU-Norm eine in einem strukturierten Format ausgestellte Rechnung ist, die elektronisch übermittelt und empfangen wird und die eine automatische und elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche ermöglicht. Das bedeutet, dass sie anders als eine Papier- oder PDF-Rechnung auf einem XML-Format basiert, das in erster Linie der maschinellen Verarbeitung dient.
Das verwendete strukturierte elektronische Format in der Rechnungsstellung muss der europäischen Norm für die elektronische entsprechen (CEN-Norm EN 16931). Diese Anforderungen an das Format werden aktuell z.B. von der XRechnung (XML), die u. a. bereits von Lieferanten der öffentlichen Hand verwendet werden muss, oder dem hybriden ZUGFeRD-Format (ab Version 2.0.1) bestehend aus PDF-Dokument und XML-Datei (Schreiben des BMF vom 2.10.2023). Bei solchen hybriden Rechnungsformaten soll laut Gesetzentwurf der strukturierte Teil der maßgebende sein.
E-Rechnungsarten
Die Papierrechnung ist die klassische Form der Rechnungsstellung, die viele Unternehmen seit Jahrzehnten nutzen. Auch eine Rechnung im PDF-Format, die per E-Mail verschickt wird, zählt nicht als E-Rechnung. Eine E-Rechnung liegt ausschließlich in strukturierten Formaten wie ZUGFeRD oder XML vor.
In diesem Beitrag erklären wir euch die Unterschiede zwischen diesen beiden E-Rechnungsformaten, wie sie funktionieren und wann sie eingesetzt werden müssen. Damit seid ihr bestens vorbereitet, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und die E-Rechnung in euren Arbeitsalltag zu integrieren.
ZUGFeRD
- Hybrides Format: ZUGFeRD kombiniert ein maschinenlesbares XML-Datenformat mit einer PDF-Datei, die für Menschen lesbar ist. Dadurch können Rechnungen sowohl manuell als auch automatisiert verarbeitet werden.
- Unterschiedliche Profile: Je nach Anforderung stehen verschiedene Profile zur Verfügung (z. B. Basic, Comfort, Extended), die sich durch unterschiedliche Detailtiefe auszeichnen.
- Einsatz im B2B und B2G: Ursprünglich für den B2B-Bereich entwickelt, eignet sich ZUGFeRD auch für den Austausch von Rechnungen mit Behörden.
XRechnung
- Reines XML-Format: XRechnung ist ein reines XML-Format, das ausschließlich maschinell ausgelesen wird und die EU-Norm EN 16931 erfüllt.
- Vorgeschrieben für B2G: Seit November 2020 müssen Rechnungen an deutsche Bundesbehörden im XRechnungsformat übermittelt werden. Dieser Standard wurde zur Vereinfachung und Automatisierung des Rechnungsaustauschs mit der öffentlichen Hand eingeführt.
- Strenge Struktur: XRechnung ist auf die speziellen Anforderungen der öffentlichen Verwaltung ausgerichtet. Anpassungen oder Abweichungen sind nicht vorgesehen.
UnterschiedE
E-Rechnungs-pflicht
XRechnungen an den Bund und Behörden (B2G)
Seit 2020 sind öffentliche Auftraggeber verpflichtet, elektronische Rechnungen zu akzeptieren und zu verarbeiten. Wenn du Geschäftsbeziehungen mit dem öffentlichen Sektor unterhältst, ist es wichtig, dich mit den spezifischen Vorgaben vertraut zu machen, da diese für eine erfolgreiche Abrechnung unerlässlich sind. Für Rechnungen an den Bund ist das Format XRechnung vorgeschrieben. Nach einer Registrierung im Unternehmensserviceportal (USP) des Bundes kannst du diese Rechnungen sicher hochladen und verarbeiten lassen.
Besonders wichtig ist zu beachten, dass für die Übermittlung von E-Rechnungen an Kommunen und andere öffentliche Empfänger je nach Bundesland unterschiedliche Fristen, Formate und Übertragungswege gelten. Daher ist es essenziell, dich frühzeitig über die individuellen Anforderungen der jeweiligen Empfänger zu informieren. Das betrifft nicht nur die technischen Vorgaben, wie das Rechnungsformat, sondern auch die inhaltlichen Anforderungen an die Rechnungen selbst.
Um sicherzustellen, dass alles reibungslos abläuft, empfehlen wir dir, die Vorgaben genau zu prüfen und frühzeitig die nötigen Vorbereitungen zu treffen. So kannst du gewährleisten, dass deine Abrechnung korrekt und effizient verarbeitet wird.
E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen (B2B)
Im B2B-Bereich sind Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 dazu verpflichtet, sowohl elektronische Rechnungen zu erstellen als auch empfangen zu können. Dafür stehen die Formate ZUGFeRD und XRechnung zur Verfügung.
Die Wahl des Formats richtet sich nach den Vorgaben des Empfängers: Es liegt beim Kunden, welches Format er für den Rechnungsempfang bevorzugt. Unternehmen sollten daher flexibel auf beide Formate vorbereitet sein, um den Anforderungen ihrer Geschäftspartner gerecht zu werden.
E-Rechnungspflicht mit Privatkunden (B2C?)
Im Bereich B2C, also im Privatkundengeschäft, müssen keine E-Rechnungen verschickt werden.
Was ist zu beachten?
Die Zustimmung des Rechnungsempfängers
Der Empfänger muss zustimmen, dass die Rechnung auf elektronischem Weg an ihn übermittelt wird. Wie diese Zustimmung des Empfängers konkret aussehen soll, ist nicht geregelt. Es reicht also aus, wenn zwischen dem Rechnungsaussteller und dem Rechnungsempfänger Einvernehmen besteht, dass die Rechnung elektronisch übermittelt wird.
Die Zustimmung kann unterstellt werden, wenn ein Unternehmer im Geschäftsverkehr neben seiner Postadresse auch seine E-Mail-Adresse verwendet. Es genügt auch, dass die Beteiligten diese Verfahrensweise tatsächlich ohne Widerspruch anwenden und damit stillschweigend praktizieren. Die Zustimmung kann auch eingeholt werden, indem der Unternehmer mit seinen Kunden entsprechende Rahmenvereinbarungen trifft, z. B. in den allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB).
Gibt es Ausnahmen bei der E-Rechnungspflicht?
Folgende Rechnungen sind nicht von der E-Rechnungspflicht betroffen:
- Rechnungen an Endverbraucher (B2C)
- Rechnungen an Unternehmen im Ausland
- Kleinstrechnungen unter 250 €
- Rechnungen für Fahrausweise
Du bist jedoch jederzeit bei Erhalt einer E-Rechnung auf Basis der EU-Norm EN 16931 dazu verpflichtet, diese empfangen zu können.
Format und Lesbarkeit einer Rechnung
Elektronische Rechnungen müssen zwingend in dem Format archiviert werden, in dem sie eingegangen sind. Die elektronischen Belege müssen während der Aufbewahrungsfrist zudem jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein.
Werden elektronische Rechnungen in ein betriebsinternes Format umgewandelt, sind beide Dateien miteinander zu verknüpfen und aufzubewahren.
Archivierung von elektronischen Rechnungen
Das Aufbewahrungsmedium kann für steuerlich aufzubewahrende Dokumente nicht frei gewählt werden. Elektronische Rechnungen und Belege müssen zwingend elektronisch archiviert werden. Es genügt nicht, die Unterlagen auszudrucken und in Papierform aufzubewahren.
Praxis-Tipp: Speichermedium darf nicht veränderbar sein
Die elektronische Archivierung muss auf einem Datenträger erfolgen, der eine Änderung nicht mehr zulässt. Gegenwärtig eignen sich hierfür z. B. die marktgängigen einmal beschreibbaren Speichermedien.